Het afgelopen jaar werd ik benaderd door een programmamanager, die bezig was met een implementatietraject binnen een zorgorganisatie. Zijn initiële opdracht was het introduceren van een nieuwe manier van werken binnen deze organisatie op basis van het LEAN-gedachtegoed. De organisatie wilde een modus van continu verbeteren introduceren en was op zoek naar een methode om eenieder binnen de organisatie duidelijk te maken wat deze nieuwe manier van werken is en kan betekenen. Het idee was om de nieuwe wijze van LEAN werken en gezamenlijk verbeteren door middel van LEGO SERIOUS PLAY te verkennen en over te brengen.
LEGO SERIOUS PLAY is een innovatieve methodologie om de collectieve intelligentie van een team, afdeling of organisatie te onderzoeken en door kennisuitwisseling en besluitvorming problemen op te lossen en beslissingen te verbeteren. Dit is natuurlijk een hele mooie theorie, maar wat gebeurt er nu echt in de praktijk?
LEGO SERIOUS PLAY zorgt dat de ideeën en beelden, die de deelnemers in hun hoofd hebben, door middel van de LEGO-steentjes worden overgedragen aan de andere deelnemers. Iedere deelnemer kan bijdragen door de betekenis van hun bouwwerk te delen door middel storytelling. Men bouwt letterlijk aan het gesprek, probleem, kwestie, systeem, idee of in dit geval een visie en dit bouwwerk staat tastbaar op tafel. Op die manier kan men erover praten, ermee spelen, ernaar wijzen, veranderen, testen, verbeteren en uiteindelijk samen beslissen. Samengevat:
Denken met je handen, luisteren met je ogen!
De directie had de uitdrukkelijke wens om de visie van haar medewerkers op de toepassing van LEAN en het gezamenlijk verbeteren mee te nemen in het implementatietraject. De LEGO SERIOUS PLAY sessie kreeg als vraag mee:
“Wat is de visie op LEAN en gezamenlijk verbeteren?”
Gezien de grootte van de groep medewerkers (120 medewerkers) werd de LEGO SERIOUS PLAY sessie verdeeld over twee dagen, zodat de dagelijkse dienstverlening niet in gevaar zou komen. In twee sessies met ieder 60 deelnemers ging men werken aan de visie op LEAN en het gezamenlijk verbeteren. Iedere sessie werden de deelnemers verdeeld over vijf tafels met aan iedere tafel een facilitator.
Iedere LEGO SERIOUS PLAY sessie begint met het bouwen aan de LEGO-vaardigheden (skills building). Door middel van een reeks oefeningen worden de hersenen weer bewust gemaakt van de oneindige mogelijkheden van LEGO. Bijna iedereen heeft wel gespeeld met LEGO, maar voor sommige deelnemers zal het lang geleden zijn. De oefeningen zijn soms een echte uitdaging, maar zorgen altijd voor mooie verhalen, anekdotes, veel gelach en uiteindelijk een positieve flow.
LEGO-spieren zijn opgewarmd!
Na deze oefeningen waren de LEGO-spieren van de deelnemers opgewarmd en kunnen ze aan de slag. Een LEGO SERIOUS PLAY sessie is opgebouwd uit meerdere “uitdagen –bouwen–delen–reflecteren”-cycli. De LEGO SERIOUS PLAY facilitator zal eerst een uitdaging stellen. In dit geval werd er gevraagd naar de gezamenlijke visie op LEAN en gezamenlijk verbeteren in de organisatie.
Hierna heeft iedere deelnemer zijn of haar eigen bouwwerk gemaakt om de eigen gedachten over de visie op LEAN en gezamenlijk verbeteren te verbeelden. De LEGO-stenen worden gebruikt als medium om te bouwen en om (complexe) ideeën door verhalen en metaforen uit te drukken. Men bouwt letterlijk aan de visie. Iedere deelnemer krijgt de gelegenheid om het verhaal over zijn of haar bouwwerk te delen met de andere deelnemers aan de desbetreffende tafel.
Na het delen van de individuele visies was er ook gelegenheid om vragen te stellen aan elkaar over ieders bouwwerken. Na de toelichting en verdere uitleg waren er veel herkenbare momenten en was de positieve sfeer duidelijk merkbaar.
Na de individuele bouwrondes werd er een nieuwe LEGO SERIOUS PLAY cyclus opgestart om per tafel van de individuele visies een gezamenlijke visie te maken. Het tot stand komen van een gezamenlijke visie is geen eenvoudige opgave… tot uiteindelijk de kracht van de LEGO-stenen zich weer laat zien. Op het moment, dat de deelnemers weer overgingen tot het bouwen met de LEGO-stenen kwamen de gezamenlijke modellen al snel tevoorschijn. Een aantal voorbeelden van deze gezamenlijke visie op LEAN en gezamenlijk verbeteren:
Het gezamenlijke model gaf een duidelijk beeld van de gezamenlijke visie per tafel. Deze gezamenlijke visie is daarna vertaald in een aantal gidsregels. De gidsregels waren als het ware een geschreven samenvatting van het gezamenlijke model. Deze gidsregels gaven het management en directie concrete informatie voor het implementeren van LEAN en het gezamenlijk verbeteren binnen de organisatie.
Uiteindelijk waren er dus per sessie 5 verschillende visies op LEAN en gezamenlijk verbeteren (10 visies in totaal). Alle gevoelens, zorgen, suggesties, ideeën en gedachten waren vastgelegd in de diverse bouwwerken. Het is niet altijd gemakkelijk om een visie te formuleren, maar LEGO SERIOUS PLAY zorgt voor de vertaling van de ideeën in iemands hoofd naar een tastbaar model wat deze ideeën verbeeld.
De deelnemende medewerkers waren blij verrast met de LEGO SERIOUS PLAY sessie. Zij hebben het gevoel, dat er nu echt naar ze is geluisterd en dat de uitkomsten serieus behandeld zullen worden.